Toda nota fiscal eletrônica (NF-e) existe, antes de tudo, como um arquivo XML. É ele que tem cada produto da nota, com nome, código de barras, quantidade e preço, num formato que o computador lê. Sistemas de estoque, contadores e a Conferida usam o XML. O papel que chega com a mercadoria, ou o PDF, é só a impressão dele.
XML e DANFE: qual a diferença
- XML é a nota de verdade: o arquivo assinado digitalmente e autorizado pela Secretaria da Fazenda. Termina em .xml.
- DANFE é a representação impressa da nota, que acompanha a mercadoria. Serve para conferir a entrega e traz a chave de acesso (os 44 números com o código de barras), mas não dá para importar os produtos a partir dele.
Jeito 1: pedir ao fornecedor
O fornecedor que emite a nota precisa enviar o XML ou deixar disponível para download para quem comprou. A maioria já manda por e-mail no momento em que emite a nota. Se o seu não manda, peça: basta informar o e-mail para onde as notas devem ir. Peça uma vez, e as próximas chegam sozinhas.
Jeito 2: procurar no seu e-mail
Se a loja já recebe as notas por e-mail, os XML estão lá, anexados. Pesquise na caixa de entrada por "xml" ou "NF-e" e filtre pelas mensagens com anexo. Muitos fornecedores mandam o XML e o PDF na mesma mensagem: o que você precisa é o arquivo que termina em .xml.
Jeito 3: baixar no Portal da Nota Fiscal Eletrônica
Com o certificado digital da empresa (o e-CNPJ), dá para baixar o XML das notas em que a sua loja é a destinatária no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, do governo, pela consulta completa com a chave de acesso que está no DANFE. É uma nota de cada vez, então serve para recuperar uma nota que não chegou, não para o dia a dia.
Jeito 4: pedir ao contador ou ao sistema da loja
O contador costuma receber todas as notas da empresa, porque precisa delas para a escrituração. Muitos sistemas de gestão também baixam sozinhos as notas emitidas contra o CNPJ da loja. Peça um arquivo .zip com os XML do mês: é o jeito mais rápido de juntar muitas notas de uma vez.
Com as notas em mãos, o próximo passo é mostrar os produtos para quem procura. Veja como colocar todos os produtos no catálogo do WhatsApp e como mostrar no Google os produtos da sua loja física.